Recruitment automatisering

Flexbedrijven laten goud door hun handen glippen!

Het gemiddelde flexbedrijf bestaat al een aantal jaren en heeft in de loop van de tijd veel kandidaten geworven. Hopelijk hebben ze die gegevens, voor zover dat mag van de AVG, bewaard. Want een database met kandidaten is goud waard. Althans, dat kan het zijn… als je er goed mee omgaat. En daar gaat het in de praktijk vaak mis. We zitten op een goudmijn, maar verzuimen om het goud op te graven!

Eén geplaatste kandidaat – en al die anderen dan?

Veel bemiddelaars werken ‘vacaturegericht’. Dat betekent dat de werving start als een opdrachtgever een aanvraag plaatst. En dan zijn we -terecht- niet te beroerd om flink wat tijd en geld te investeren in de recruitment. Een plaatsing levert ons namelijk goed geld op. En een tevreden klant.

Per vacature vinden we in de regel meer dan één kandidaat. Lang niet alle kandidaten passen op de betreffende functie, maar een deel kan prima plaatsbaar zijn op een andere vacature. Kortom: er blijven kansrijke kandidaten ‘aan de strijkstok hangen’. Wat doen we daarmee?

Eerlijk gezegd bitter weinig! Als we werken met een recruitmentsysteem, dan hebben we waarschijnlijk een automatische ontvangstbevestiging gestuurd van hun sollicitatie. De mensen die we niet uitnodigen, sturen we vaak niet eens een persoonlijke afwijzing met de mededeling “dat we je gegevens opslaan in onze database voor toekomstige kansen”. En daarna verdwijnen ze in het zwarte gat dat ‘ons bestand’ heet.

Zonde van de investering in geld, tijd en energie!

Waarom gebruiken we het bestand zo weinig?

In de vacaturegerichte werkwijze komt het eigen bestand niet of nauwelijks voor. Als ik recruiters vraag waarom, dan krijg ik best logisch klinkende verklaringen:

  • “Ik kan niet goed zoeken in mijn database”;
  • “Er zitten zoveel kandidaten tussen waar we sowieso niets mee kunnen”;
  • “De gegevens van de kandidaten zijn verouderd”;
  • “De meeste kandidaten zijn om wat voor reden dan ook niet meer beschikbaar”.

De verklaringen klinken logisch en zullen voor veel bureaurecruiters herkenbaar zijn. Toch kan en moet het beter als recruitment je core business is!

Gebruik de juiste technologie op de juiste manier

Een goed recruitmentsysteem kan matchen tussen vraag en aanbod. Als je goede technologie echter niet goed gebruikt, heeft het geen enkele zin. Neem deze drie basisprincipes in acht:

  • Neem alleen kandidaten op die passen binnen de doelgroep van je organisatie;
  • Zorg dat je van iedere kandidaat de gegevens hebt om te kunnen matchen. Functie, opleiding en andere relevante criteria;
  • Zonder contactgegevens heb je niet veel aan een kandidaat…

Goede technologie kan dit werk voor een deel uit handen nemen. Maar vergeet niet: de menselijke inschatting blijft altijd van belang.

Geef je kandidaten de aandacht die zij verdienen

Sollicitanten en vacatures mogen voor jou dagelijkse kost zijn; voor een sollicitant is (het zoeken naar) een nieuwe baan een hele stap. Als hij/zij dan de moeite heeft genomen om een (serieuze) sollicitatie te sturen, dan is een serieuze reactie toch niet teveel gevraagd? Valt een kandidaat niet in je doelgroep, dan is een nette (liefst persoonlijke) afwijzing het minste wat je kunt doen. Dan weet de kandidaat waar hij/zij aan toe is.

Veel belangrijker dan de afgewezen kandidaat een ‘goed gevoel’ te geven, is de waarde die een interessante kandidaat voor de toekomst kan hebben. Bouw een relatie op. Leg uit wat de kandidaat in de toekomst van je kan verwachten. Blijf daarna verbonden door regelmatig contact te onderhouden. Niet met een algemene nieuwsbrief ‘waarin je vertelt hoe leuk je bent’, maar met zo persoonlijk mogelijke, passende communicatie.

Ik hoor je denken: “gemakkelijk gezegd, je kandidaten benaderen met een persoonlijke boodschap. Maar als je duizenden kandidaten in je database hebt, hoe weet je dan:

  • wie je het beste kunt benaderen
  • wanneer je deze het beste kunt benaderen
  • met welke boodschap

Leer je kandidaten beter kennen

Een eerste stap voor het bepalen van de juiste boodschap is om simpelweg in gesprek te gaan met je kandidaten! Dat geeft vaak verrassende inzichten!

Voor het bepalen van het ‘wie’ en het ‘wanneer’ zijn tegenwoordig steeds eenvoudiger te gebruiken tools voor, afkomstig uit de (retail) marketing: Marketing Automation Tools. Deze tools zijn ook fantastisch in te zetten voor onze markt. We noemen het dan Recruitment Automatisering.

In Jip-en-janneketaal werkt het zo:

  • Je zorgt binnen de regels van de AVG dat je weet wat de “digitale identiteit” (het IP-adres) van je kandidaten is. Daar helpt de gekozen tool je mee
  • Vervolgens kan je meten wat ze online doen:
    • Openen ze je e-mails?
    • Klikken ze op links (en zo ja, op welke links – dat geeft iets weer over hun interesse)?
    • Bezoeken ze je website?
    • Welke pagina’s bezoeken ze?
    • Reageren ze op je sociale media?
    • etc.
  • Al deze gegevens gebruik je om het profiel van je kandidaten te verrijken
  • En als iemand opeens digitaal heel actief wordt, dan zou dat wel eens een voorbode kunnen zijn van beweging op de arbeidsmarkt. Contact opnemen dus, voordat de kandidaat bij je concurrent solliciteert!
  • Hoe gaaf is het als je de reactie krijgt “Dat is ook toevallig dat je belt, ik was net aan het bedenken of ik niet eens moest gaan uitkijken naar een nieuwe uitdaging”…?

Overigens is hetzelfde kunstje ook bij je opdrachtgevers uit te voeren. Ook zij zullen zich digitaal oriënteren voordat ze daadwerkelijk contact met jou (of je concurrent) zoeken.

Conclusie

Meer goud delven uit je bestand begint met het doordacht omgaan met je kandidaten. Er is mooie tooling beschikbaar om dat te ondersteunen. Vaak kan dat op termijn zelfs volledig geïntegreerd worden met je recruitmentsysteem.

En het goede nieuws: het is niet zo ingewikkeld als het lijkt. Met de juiste focus en de juiste begeleiding kan je het grootste gedeelte gewoon zelf doen. En zo hoort het ook, want JIJ bent de schakel tussen je kandidaten en je opdrachtgevers.

Dit artikel verscheen eerder op de website van Experts in Flex en – in een aangepaste vorm – op de website van Flexmarkt

Plaats een reactie