Je hebt een keus gemaakt voor een (nieuw) recruitmentsysteem. Je kunt niet wachten om je collega’s blij te maken en échte verbeteringen door te voeren in je organisatie. Het moment is daar om alles uit het nieuwe systeem te halen wat erin zit! Zodat het systeem je geld gaat opleveren in plaats van kosten. Maar hoe organiseer je dat?
In deze blog ga ik in op het inrichten, implementeren en gebruiken van een recruitmentsysteem. En hoe je zorgt dat je blijft verbeteren met behulp van het systeem.
1: Voortraject – het juiste systeem
Het begint natuurlijk natuurlijk bij een passend systeem. Ik ga ervan uit dat je bij die keuze niet over één nacht ijs bent gegaan. Dat je het huidige proces hebt beschreven, dat je bedacht hebt welke verbeteringen je wilt doorvoeren en dat je voor ogen hebt wat je met het systeem wilt bereiken.
Dit zorgt ervoor dat het gekozen systeem kan wat jij wilt dat het kan. Dat de volgende stap (de inrichting) dus bepalend is voor het succes dat je er straks mee gaat behalen.
2. Terug naar je doelstellingen
Toen je besloot om een (ander) recruitmentsysteem aan te schaffen, wilde je daar iets mee bereiken. Die doelstellingen heb je destijds in je keuze meegenomen.
Schrijf ze op en hang dat aan de muur! Zodat je er steeds op kunt terugvallen als je de inrichting aan het bepalen bent. En kijk regelmatig terug: levert deze inrichting op wat je voor ogen had? Biedt het je medewerkers daadwerkelijk de meerwaarde die je zocht?
3. Zorg voor draagvlak – communiceer!
Bij ieder systeem geldt het GIGO (Garbage In – Garbage Out) principe. Als de gebruikers er een zooitje van maken, wordt het niks. De gebruikers moeten de ‘dragers’ van het systeem worden. Neem daarom alle gebruikers vanaf het eerste begin mee in de inrichting en de implementatie. Wees transparant over de doelstellingen op korte en op langere termijn. Laat ook steeds zien waar je staat, welke keuzes je maakt en waarom.
Organiseer ook inspraak voor alle groepen gebruikers (commercie, recruitment, midoffice, backoffice). Zij moeten ermee werken en zij kunnen waardevolle input leveren voor een nog succesvollere inrichting!
Zorg ook dat de gewenste werkwijze voor iedereen duidelijk is als het systeem in gebruik wordt genomen. Daarbij hoef je het heus niet tot op de komma voor te kauwen, maar zorg dat de kern werkzaamheden duidelijk zijn. Als je dat goed hebt gedaan, monitor dan ook of het gebruikt wordt zoals gewenst. In de eerste maanden zal je nog regelmatig moeten bijsturen. Dat is heel normaal. Vergeet niet dat de gebruiker in één keer een heleboel nieuws te verwerken heeft (terwijl jij misschien al maanden intensief bezig bent met het project).
4. Start klein
De meeste recruitmentsystemen hebben enorm veel mogelijkheden en geïntegreerde tools. Die kunnen het leven van een recruiter uiteindelijk heel veel gemakkelijker maken. Maar stap niet in de valkuil van het kind in de snoepwinkel: je ziet zoveel lekkers dat je alles tegelijk wilt nemen. Als je dat doet, raak je verdwaald en word je uiteindelijk misselijk!
Start met een behapbaar systeem. Een systeem dat meerwaarde biedt aan de gebruikers, maar dat ook weer niet overweldigend veel nieuwe indrukken geeft. Gun je gebruikers de tijd om aan het nieuwe systeem te wennen. Voordeel van deze werkwijze is ook, dat er de komende tijd nog verbeteringen doorgevoerd kunnen worden. Dat houdt het enthousiasme voor het systeem hoog.
5. Een frisse start zonder vervuiling
Een vaak groot en belangrijk onderdeel van de implementatie is de datamigratie: welke gegevens wil je in het nieuwe systeem hebben en uit welke bronnen moeten die komen? Denk aan:
- Kandidaatgegevens (uit een oud systeem, Excel, verloningspakket, een map met CV’s, …?)
- Gegevens van opdrachtgevers (uit een oud systeem, het boekhoudpakket, lijsten van de Kamer van Koophandel, …)
- Vacatures, gekoppeld aan opdrachtgevers (waarschijnlijk moeten deze vanuit het nieuwe systeem weer gekoppeld worden aan de website)
- Plaatsingsinformatie (uit het verloningspakket?)
- …
Een paar tips:
- Maak een duidelijke keuze over de data die je wilt migreren en vooral ook welke niet. Migreer alleen noodzakelijke data! Soms komt hier ook een kostenafweging bij kijken; een datamigratie project kan veel tijd en dus geld kosten als je het te complex maakt.
- Wil je de migratie behapbaar houden, maar wil je toch niet het risico lopen om informatie te verliezen, dan kun je overwegen om de volledige informatie uit een oud systeem in een (‘ongestructureerd’) document op te slaan en dat document op te nemen in je nieuwe systeem. Bijvoorbeeld een PDF per kandidaat met al zijn oude plaatsingsinformatie en alle oude contacten.
- Zorg dat alle data die geïmporteerd worden kloppend en actueel zijn. Zie de implementatie als een mooie kans om een frisse start te maken. Liever minder informatie dan foute informatie!
- Begin op tijd met het verzamelen van data uit oude systemen. Maak daarbij heel duidelijke afspraken met de leverancier van het bronsysteem over welke gegevens moeten worden aangeleverd, in welk formaat en wanneer. Dit zijn vaak geen projecten waar de leveranciers warm voor lopen!
- Schoon de data al in de oude systemen op voordat je begint met exporteren.
6. Integraties / partners
De meeste recruitmentsystemen maken gebruik van een heel ecosysteem aan gekoppelde / geïntegreerde systemen. Verdiep je in de mogelijkheden, bedenk welke systemen een waardevolle aanvulling zijn voor jouw systeem en sluit deze systemen aan!
In aansluiting op mijn vierde tip: je hoeft niet meteen je systeem vol te hangen met allerlei integraties; vaak werkt het prettiger om ze in de loop van de tijd toe te voegen aan je systeem. Dat geeft minder druk op de implementatie en houdt het systeem levendig. Bedenk dat de implementatie van een systeem geen project is, maar een proces!
7. Ga het wiel niet uitvinden
Jouw bedrijf is natuurlijk uniek. Dat is je bestaansrecht. Loop echter niet de valkuil om daardoor het recruitmentsysteem anders te willen gebruiken dan het bedoeld is. Vroeg of laat zal dat betekenen dat je de kracht van het systeem niet ten volle kunt benutten. Als je het idee hebt dat je een systeem grondig moet verbouwen om het bij jouw proces te laten passen, dan heb je waarschijnlijk niet het juiste systeem gekozen…
Overigens heeft ieder goed systeem mogelijkheden om de inrichting toe te spitsen op jouw bedrijf. Maar tot op zekere hoogte. Soms kun je beter je eigen werkwijze een beetje aanpassen om het maximale uit je systeem te kunnen halen.
8. Meten = weten
Met een goed ingericht recruitmentsysteem heb je een hulpmiddel in handen om je kandidaten goed te beheren. Maar niet alleen dat! Eindelijk kan je ook zien wat al je inspanningen je opleveren. Via welke bron of welke campagne komt een kandidaat bij je binnen, wat gebeurt er vervolgens met de kandidaat en hoe snel gebeurt dat? En hoe tevreden is de kandidaat met jouw dienstverlening?
Als je zorgt dat de hele reis van de kandidaat goed wordt vastgelegd, ga je je eigen proces steeds beter doorzien. En ga je continu verbeteringen aanbrengen op punten waar het ertoe doet!
Reserveer dus voldoende tijd en middelen om alle processtappen goed door te meten.
Wil je sparren over de keuze of de inrichting van een recruitmentsysteem? Neem gerust contact met me op, ik denk graag mee!